Прошедший месяц по праву может считаться месяцем инноваций! Мы коренным образом изменили процессы центра, что позволит нам выйти на качественно новый уровень работы. Все это, конечно, благодаря Вашей поддержке.
Новая схема работы
Раньше схема работы центра была относительно простая: мы принимали вещи, сортировали, обрабатывали и вывешивали в зал.
Теперь схема существенно изменилась:
Здесь сразу несколько нововведений, рассмотрим их по очереди.
Первая сортировка
Выделен отдельный этап предварительной сортировки. На нем определяется размер вещей (большой, маленький, средний) и их категория (женское, детское, мужское). Также здесь убираются вещи с повреждениями и пятнами. Для удобства этой сортировки мы изготовили держатели для мешков.
Также разработали и изготовили «манекен», при помощи которого определяется размер взрослых вещей
Вещи сортируются в большие полипропиленовые мешки и маркируются соответствующим обозначением.
Склад сортированной одежды
После первой сортировки вещи попадают на новый склад сортированной одежды. Его мы оборудовали таким образом, чтобы вещи каждой категории, каждого размера лежат отдельно. Для этого были изготовлены конструкции, которые мы называем «грабли».
Такая организация склада позволяет отслеживать, сколько вещей каждой категории у нас есть. Как только у нас набирается достаточно вещей, мы перестаем набирать данную категорию вещей на первой сортировке, и отправляем такие вещи в партнерские организации — фонд «Второе дыхание» и ООО «Зелер» для дальнейшего распределения или переработки.
Вторая сортировка
Здесь теперь происходит вывешивание на вешалки, обработка и отправка вещей в зал.
Важный момент здесь в том, чтобы не перепутать категории вещей в процессе обработки. Для этого сотрудник, когда достает вещи из мешков, наклеивает на них соответствующую этикетку. С ее помощью потом легко найти место для вещи в зале, и заодно контролировать ее востребованность — как давно она была вывешена. Невостребованные вещи будем периодически убирать из зала. Для организации работы мы приобрели новый термопринтер.
Вывешивание по размерам
Раньше у нас вещи вывешивались только по категориям: ЖФ (женские блузки, футболки), ЖС (женские свитера), МР (мужские рубашки) и т.д. В рамках одной категории висели вещи разных размеров. Это было плохо по двум причинам:
- Посетителям неудобно выбирать вещи нужного размера
- Невозможно контролировать, сколько вещей каждого размера есть в зале. Вещи популярных размеров забивали вешала, а вещи редких размеров почти не встречались.
Теперь мы изменили структуру зала, так что теперь выделены три отдельных области — вещи маленького размера, среднего и большого. Как только кончаются вещи определенной категории, это легко увидеть и довесить на второй сортировке.
Для переустройства зала мы провели сортировку всего имеющегося ассортимента при помощи манекена, о котором упоминалось выше.
Перестановка в зале
Вывешивание по размерам потребовало изменить расположение вешал, и заодно мы улучшили внешний вид зала и навели порядок. Выделили отдельное место в дальнем углу зала для вещей с повреждениями, и убрали со входа корзину с шапками, которая создавала плохой экстерьер. В детском отделе удалось увеличить экспозицию и добавить два новых вешала.
Перераспределение обязанностей
Раньше все администраторы центра равно участвовали во всех процессах, занимаясь по очереди сортировкой и дежурством в зале. Это вызывало некоторые проблемы, так как ответственность за все работы была на всех. Возникали проблемы в коммуникации и разногласия, из-за разных подходов к работе у разных сотрудников.
Теперь у нас выделены 3 отдельных области ответственности:
- Первая сортировка (2 администратора — женщина и мужчина, т.к. требуется носить тяжести)
- Вторая сортировка (1 администратор)
- Дежурство в зале (1 администратор)
Преимущества такого разделения:
- У каждого своя зона ответственности и свои показатели эффективности работы, за которые он отвечает;
- Дежурный в зале лучше знает посетителей, так как только он с ними общается.
Недостаток — появилась нехватка ресурсов. Мы были вынуждены увеличить ставку одного администратора (дежурного в зале) с 0.5 до 1, и всё равно, этого недостаточно. Страдает вторая сортировка, на которой остался один администратор на 0.5 ставки, что недостаточно. В связи с этим образуется дефицит вещей в зале. Пока планируем решать эту проблему привлечением волонтеров для второй сортировки. Либо нужно привлекать новых благотворителей.
Готовим открытие приема вещей без ограничений
Все эти изменения позволяют нам в скором времени открыть прием вещей без ограничений. Мы сможем отбирать для себя те вещи, которых нам не хватает в зале, а лишние отправлять в партнерские организации. Подробнее об этом читайте в следующем выпуске новостей за июнь.
Статистика работы центра
В этом месяце было много нерабочих дней на Страстной седмице, и на Светлой седмице мы работали по сокращенному графику до 16:00. Тем не менее, оказалось что мы поставили очередной исторический рекорд по выдаче вещей: 7783 вещи! Это 53.3 вещи в час (также рекорд)! При этом центр посетили 674 раза.
Помощь СВО
В заключение столь объемного выпуска еще одна небольшая новость: в этом месяце мы передали большую партию мужских теплых вещей ребятам на фронт через группу «Помощь нашим». Также отдали им инвалидную коляску для прифронтовых госпиталей и материал для изготовления комплектов подушек и подвязок для госпиталей.
На этом все, хорошего вам дня и побольше вдохновения для добрых дел!